Kế hoạch được ban hành nhằm xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch điện tử cấp tỉnh, tích hợp và liên thông với CSDL quốc gia về dân cư và các hệ thống thông tin khác, hướng tới cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao nhất cho người dân Sóc Trăng. Rút ngắn thời gian giải quyết các TTHC có thành phần hồ sơ là các loại giấy tờ hộ tịch như: khai sinh, kết hôn, khai tử, giám hộ,... tại cấp xã, tỉnh thông qua việc chuẩn hóa quy trình và ứng dụng công nghệ. Hạn chế tối đa việc yêu cầu bản giấy có liên quan đến hộ tịch tại các cơ quan hành chính của tỉnh, thay thế bằng dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý tương đương; giúp người dân dễ dàng tiếp cận, nộp hồ sơ, và theo dõi quá trình giải quyết mọi lúc, mọi nơi, đặc biệt là ở các khu vực vùng sâu, vùng xa. Xây dựng CSDL hộ tịch tập trung, thống nhất cho toàn tỉnh, đảm bảo tính chính xác, duy nhất và an toàn thông tin, hạn chế sai sót. Kết nối hệ thống hộ tịch điện tử với các hệ thống CSDL quốc gia về dân cư, bảo hiểm, thuế, y tế, giáo dục,... để tự động hóa việc chia sẻ thông tin, giảm gánh nặng cho người dân.

Tại Kế hoạch quy định các nội dung thực hiện gồm:

(1) Hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin và dữ liệu

- Nâng cấp và chuẩn hóa Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử của tỉnh nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, bảo mật, có khả năng mở rộng và đáp ứng số lượng truy cập lớn từ các địa phương trong tỉnh.

- Số hóa toàn bộ dữ liệu hộ tịch hiện có, trọng tâm là số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký tại các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh từ khi tỉnh Sóc Trăng sử dụng hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch toàn quốc (từ năm 2016 đến nay).

- Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, đảm bảo dữ liệu mới được nhập vào hệ thống theo đúng quy định, tránh sai sót.

- Đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu, thực hiện các giải pháp mã hóa, chữ ký số, và các biện pháp bảo mật để bảo vệ thông tin cá nhân của người dân, đặc biệt khi dữ liệu được chuyển qua các hệ thống.

(2) Số hóa quy trình nghiệp vụ và hồ sơ hộ tịch

- Điện tử hóa toàn bộ các biểu mẫu, tờ khai, thực hiện các biểu mẫu tương tác điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh, cho phép người dân khai báo trực tuyến.

- Xây dựng quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trực tuyến toàn trình đối với các TTHC đã được bộ, ngành Trung ương hướng dẫn thực hiện trực tuyến để người dân nộp hồ sơ, tra cứu trạng thái, và nhận kết quả trực tuyến.

- Sử dụng chữ ký số của cán bộ hộ tịch và lãnh đạo các cấp trong việc xác nhận các thủ tục, giảm thiểu việc in ấn và thực hiện trên văn bản giấy, tăng tính pháp lý điện tử.

- Số hóa Sổ hộ tịch và lưu trữ điện tử của UBND cấp xã sang định dạng điện tử, lưu trữ tập trung và cho phép tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho công tác quản lý và khai thác (đối với các Sổ hộ tịch không quy định phải thực hiện Sổ giấy).

(3) Tăng cường liên thông, chia sẻ dữ liệu

Thực hiện, sử dụng kết quả của quy trình kết nối giữa CSDL quốc gia về dân cư và CSDL hộ tịch điện tử, các Hệ thống tự động đồng bộ trong việc trao đổi thông tin dân cư và hộ tịch để giảm việc yêu cầu người dân nộp các giấy tờ chứng minh thông tin về nhân thân khi làm thủ tục tại các cơ quan của tỉnh (Bộ Tư pháp và Bộ Công an đã thực hiện kết nối, chia sẽ).

- Tích hợp với các hệ thống khác của tỉnh và Trung ương: Liên thông với CSDL bảo hiểm xã hội, thuế, y tế, giáo dục,... trên địa bàn tỉnh và các hệ thống liên quan để phục vụ các thủ tục liên quan mà không cần yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin.

- Sử dụng mã định danh cá nhân để quản lý và liên thông dữ liệu hộ tịch trên toàn tỉnh.

(4) Đào tạo, nâng cao năng lực cán bộ

- Đào tạo chuyên sâu về kỹ năng sử dụng hệ thống, quy trình nghiệp vụ số hóa, và an toàn thông tin cho toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác hộ tịch từ cấp xã đến cấp tỉnh.

- Cung cấp các tài liệu hướng dẫn, các video ngắn để phát trên các nền tảng mạng xã hội chi tiết, dễ hiểu bằng cả tiếng Việt và tiếng Khmer (nếu cần) cho cán bộ, công chức, viên chức và người dân.

(5) Truyền thông và hướng dẫn người dân

- Tổ chức các chiến dịch truyền thông rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng của tỉnh như: Báo và Đài Phát thanh - Truyền hình Sóc Trăng, Cổng thông tin điện tử của tỉnh, trên các mạng xã hội hoặc tại các trụ sở hành chính, các buổi họp dân để người dân hiểu rõ lợi ích của số hóa hộ tịch và tin tưởng vào việc sử dụng các dịch vụ công trực tuyến.

- Tổ chức các điểm hỗ trợ người dân: thiết lập các điểm hỗ trợ, hướng dẫn người dân thực hiện các thủ tục trực tuyến tại trụ sở UBND cấp xã, tại Bộ phận một cửa các cấp, đặc biệt là hỗ trợ người dân ở vùng khó khăn, người cao tuổi.

 Về tiến độ thực hiện bao gồm 03 giai đoạn gồm:

(1) Giai đoạn 1 (từ năm 2025 đến năm 2026)

- Đánh giá chi tiết hạ tầng công nghệ thông tin hiện có của tỉnh và đề xuất nâng cấp.

- Rà soát lại kết quả số hóa dữ liệu hộ tịch đối với dữ liệu từ năm 2016 đến nay, cập nhật kịp thời kết quả giải quyết TTHC có liên quan đến hộ tịch vào Hệ thống hộ tịch điện tử để sử dụng cắt giảm thành phần hồ sơ có liên quan.

- Triển khai một số dịch vụ công trực tuyến không phụ thuộc vào địa giới hành chính như: cấp bản sao trích lục hộ tịch, thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.

- Tổ chức các khóa đào tạo cơ bản cho cán bộ, công chức, viên chức về công nghệ thông tin, sử dụng và ứng dụng các phần mềm hiện có, ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong thực hiện tiếp nhận, xử lý hồ sơ, TTHC.

(2) Giai đoạn 2 (từ năm 2027 đến năm 2028)

- Mở rộng toàn bộ các thủ tục hộ tịch sang hình thức trực tuyến trên toàn tỉnh.

- Hoàn thiện việc kết nối và liên thông dữ liệu với CSDL quốc gia về dân cư và các hệ thống liên quan khác của tỉnh.

- Đánh giá, điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình dựa trên phản hồi của người dân và cán bộ, công chức, viên chức.

(3) Giai đoạn 3 (từ năm 2029 đến năm 2030)

- Liên tục nâng cấp, cải tiến hệ thống và dịch vụ dựa trên các công nghệ mới và nhu cầu thực tế của người dân.

- Đảm bảo duy trì hoạt động ổn định và an toàn thông tin của Hệ thống hộ tịch điện tử của tỉnh. Đánh giá định kỳ hiệu quả của việc cắt giảm TTHC thông qua số hóa./.

PBGDPL