Qua công tác thanh tra, kiểm tra 10/10 văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng, Sở Tư pháp đã kịp thời phát hiện những sai sót, vi phạm cơ bản của các tổ chức hành nghề công chứng như sau:

*Thứ nhất: Vi phạm, thiếu sót của các tổ chức hành nghề công chứng

- Việc lập, quản lý, sử dụng các loại sổ sách chưa đảm bảo đầy đủ theo quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng (nhất là đối với sổ kế toán, tài chính theo quy định tại điểm c, khoản 1 Điều 26 Thông tư số 01/2021/TT-BTP và khoản 2 Điều 33 Luật Công chứng năm 2014);

- Trình tự, thủ tục công chứng một số hợp đồng chưa đúng quy định, vẫn còn tình trạng lưu trữ thiếu thành phần hồ sơ công chứng hoặc tình trạng yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình, tiếp nhận sổ hộ khẩu;

- Việc thực hiện cập nhật các hợp đồng giao dịch vào cơ sở dữ liệu còn chưa kịp thời. Cụ thể: một số văn phòng công chứng không thực hiện cập nhập ngay từng hợp đồng khi vừa giao dịch xong với khách hàng vào cơ sở dữ liệu, mà đến hết ngày mới cập nhật các hợp đồng giao dịch của ngày đó;

- Một số văn phòng còn tự lập mẫu tờ khai để thu thập chữ ký và dấu vấn tay của người dân; các phiếu yêu cầu công chứng chưa thể hiện được tiếp nhận trực tiếp từ công chứng viên và các nội dung yêu cầu công chứng cũng không được ghi đầy đủ (bỏ trống hoặc chỉ ghi tên người yêu cầu…);

- Một số văn phòng công chứng có ký kết hợp đồng lao động đối với các nhân viên nhưng đa số không thực hiện tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế là chưa đảm bảo đúng quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật bảo hiểm y tế  năm 2008 (đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 6 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật bảo hiểm y tế  năm 2014), điểm a, điểm b, khoản 1 Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 và điểm c, khoản 1 Điều 43 Luật Việc làm năm 2013.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 

*Thứ hai:  Vi phạm, thiếu sót của công chứng viên

- Vẫn còn trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch thiếu chữ ký của người yêu cầu công chứng, công chứng viên vào từng trang của hợp đồng, giao dịch hoặc ký tắt vào từng trang của hợp đồng, giao dịch (nhất là các giao dịch liên quan thế chấp tài sản tại ngân hàng);

- Một số trường hợp thực hiện công chứng hợp đồng giao dịch trong trường hợp chưa đủ căn cứ xác định quyền sử dụng, sở hữu riêng đối với tài sản khi tham gia giao dịch; thực hiện công chứng khi chưa xác định chính xác quyền sở hữu riêng đối với tài sản của người yêu cầu công chứng khi tham gia giao dịch; chưa xác định đầy đủ hoặc không chính xác về chủ thể của hợp đồng giao dịch là thành viên trong hộ gia đình khi tham gia giao dịch theo quy định tại Điều 33, Điều 35 Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014, Luật đất đai năm 2013 và pháp luật có liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng;

- Việc ghi lời chứng của công chứng viên đối với công tác chứng thực chữ ký chưa đúng theo mẫu lời chứng chứng thực chữ ký được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; bên cạnh đó, một số công chứng viên thực hiện việc chứng thực chữ ký đối với các hồ sơ mà nội dung là hợp đồng, giao dịch lại khá phổ biến vi phạm nghiêm trọng quy định Luật công chứng và các văn bản có liên quan;

- Công chứng viên thực hiện sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng chưa đúng quy định tại Khoản 3 Điều 50 Luật Công chứng;

- Công chứng viên khi công chứng hợp đồng sửa đổi, bổ sung hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất có thay đổi về giá chuyển nhượng chênh lệch cao nhưng chưa có biện pháp thiết thực để ngăn chặn, một số tổ chức hành nghề chưa thực hiện việc thông báo cho cơ quan thuế theo Công văn số 330/STP-HC&BTTP ngày 18/7/2023 của Sở Tư pháp về việc chấn chỉnh công tác công chứng, chứng thực hợp đồng giao dịch trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng với lý do việc thông báo trên là vi phạm quy định tại Điều 17 Luật Công chứng và khoản 1 Điều 6 Thông tư 11/2012/TT-BT ngày 30/10/2012 của Bộ Trưởng Bộ Tư pháp Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;

Đồng thời, hiện nay xuất hiện khá phổ biến trường hợp công chứng viên công chứng hủy hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nhưng lại ký lại hợp đồng chuyển nhượng đối với cùng thửa đất đó trong cùng một ngày có dấu hiệu của hợp đồng giả cách cũng như vi phạm quy định về đảm bảo thực hiện đăng ký biến động trong thời hạn 30 ngày theo quy định tại khoản 6 Điều 95 Luật Đất đai năm 2013 hay trường hợp tương tự khi công chứng hủy hợp đồng ủy quyền.

Một số công chứng viên hành nghề đa phần đều không trực tiếp kiểm tra, rà soát lại hồ sơ (do lượng khách khá nhiều và vì cạnh tranh trong hoạt động dịch vụ) mà chủ yếu đều do các nhân viên văn phòng trực tiếp tiếp nhận, xem xét thẩm định hồ sơ và trình đến công chứng viên ký công chứng đây là vấn đề dẫn đến sự lơ là, thiếu trách nhiệm gây hiệu quả nghiêm trọng trong việc công chứng các hợp đồng, giao dịch thời gian gần đây.

Qua đó, Đoàn thanh tra, kiểm tra đã lập biên bản xử lý vi phạm hành chính đối với 02 văn phòng công chứng và công chứng viên về các hành vi vi phạm tổ chức hoạt động, hành nghề công chứng, Chánh Thanh tra Sở Tư pháp ra Quyết định xử phạt vi phạm hành chính với tổng số tiền 47.500.000 đồng (trong đó: 02 văn phòng công chứng bị xử phạt số tiền 37.000.000 đồng, 01 công chứng viên bị xử phạt số tiền 10.500.000 đồng), đã thi hành quyết định nộp phạt xong; bên cạnh đó, cũng tiến hành nhắc nhở và yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng nghiêm túc khắc phục qua các kết luận thanh tra, kiểm tra. Ngoài ra, Sở Tư pháp cũng tổng hợp 20 hồ sơ có dấu hiệu vi phạm nghĩa vụ về thuế gửi đến cơ quan thuế kiểm tra, rà soát theo quy định pháp luật.

Qua thanh tra, kiểm tra Sở Tư pháp cũng ghi nhận được những khó khăn, vướng mắc và kiến nghị của các tổ chức hành nghề công chứng chủ yếu như: Về xác nhận trực tiếp canh tác đất nông nghiệp và có nguồn thu nhập ổn định từ sản xuất nông nghiệp; Thủ tục xác nhận hôn nhân thực tế, hôn nhân sống chung với nhau như vợ chồng sau ngày 03/01/1987 đến nay nhưng không đăng ký kết hôn và các giấy tờ hộ tịch cho người chết đã lâu; Về xác nhận thành viên hộ gia đình tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Về phần mềm hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thông tin ngăn chặn và hợp đồng giao dịch trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng (UCHI)…Sở Tư pháp sẽ tổng hợp kiến nghị đến cơ quan có thẩm quyền xem xét nhằm hỗ trợ cho các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động phục vụ người dân tốt hơn, tránh những rủi ro về mặt pháp lý khi hành nghề của các công chứng viên./.

                                                  Thanh Tra Sở Tư pháp Sóc Trăng